Pequenas empresas geralmente possuem um orçamento mais limitado e precisam manter o custo operacional baixo. Por outro lado, elas também objetivam um padrão de serviço de alta qualidade, principalmente no atendimento, que é a porta de entrada da empresa para clientes e fornecedores. E uma das funcionalidades de soluções IP é justamente o atendimento automatizado, que pode ser viabilizado pela ferramenta URA em pequenas empresas.

A URA (Unidade de Resposta Audível) facilita a padronização do atendimento inicial dos clientes que entram em contato com a empresa por meio do telefone. Esta funcionalidade pode ser configurada com áudios customizados para um atendimento personalizado e adequado ao setor e perfil dos clientes atendidos. Também pode ser integrada a outros sistemas da empresa para agilizar diversos processos.

Características da URA em pequenas empresas

Pré-atendimento

A URA em pequenas empresas “atende” o cliente que liga para a organização, minimizando a necessidade de um atendente específico para isso. Ela também direciona a pessoa ao setor buscado, de acordo com suas necessidades (tudo via teclado numérico).

Atendimento personalizado e centralizado

A URA em pequenas empresas pode também funcionar como um SAC – Serviço de Atendimento ao Cliente -, identificando automaticamente quem é a pessoa que ligou (por meio do CPF ou número de matrícula em um determinado serviço, por exemplo). Assim, a URA pode cruzar informações com o CRM (Customer Relationship Management) da empresa e saber a situação do cadastro do cliente, direcionando-o para a área financeira, por exemplo, se é verificado um débito desse usuário com a companhia.

Integração com sistemas

É possível, com a implantação da URA em pequenas empresas, integrar a funcionalidade com outros sistemas e bancos de dados, para um fornecimento de informações automático e ininterrupto.

Atendimento dinâmico com áudios personalizados

A customização de áudios para a URA em pequenas empresas possibilita a inclusão de mensagens de vários tipos, que podem ser executadas inclusive de acordo com o horário e situação. Exemplos de mensagens possíveis:

  • Saudação: bom dia, boa tarde ou boa noite, etc.
  • Mensagens de alerta: uma empresa concessionária de luz, por exemplo, pode alertar um cliente que telefona para ela de que sua região está sem luz por determinado período de tempo. Assim, não é necessário que essa pessoa seja encaminhada para um atendente.
  • Mensagens de eventos e campanhas: a empresa pode estar realizando algum tipo de campanha de marketing e, antes mesmo de a pessoa ser direcionada para algum setor, ela ouve uma mensagem sobre a ação.

Enfim, existem inúmeras possibilidades de gravações de áudio na URA, dependendo apenas da demanda da empresa.

A URA em pequenas empresas agiliza, portanto, muitos processos de atendimento. Pode ser integrada aos sistemas de gestão da empresa e demonstra profissionalismo no primeiro contato do cliente. Se quiser saber mais sobre a URA e outras funcionalidades da telefonia IP, entre em contato conosco pelos comentários abaixo ou pelo e-mail canal@blog.canaltelecom.com.br.

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